Verfahrensordnung
VERFAHRENSORDNUNG der Rügenwalder Mühle für das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
1. Motivation und Zielsetzung
1. Motivation und Zielsetzung
Nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sind Unternehmen dazu verpflichtet, in ihren Lieferketten menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten in angemessener Weise zu beachten mit dem Ziel, menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiken vorzubeugen oder sie zu minimieren oder die Verletzung menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten zu beenden.
Die Anerkennung und der Respekt von Menschenrechten haben für die Rügenwalder Mühle höchste Priorität. Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit und unternehmerischen Verantwortung verpflichten wir uns voll und ganz zur Wahrung der Menschenrechte.
Das Beschwerdeverfahren ermöglicht es unmittelbar Betroffenen und ebenso denjenigen, die Kenntnis von möglichen oder tatsächlichen Verletzungen haben, die Rügenwalder Mühle auf mögliche Risiken oder Verstöße hinzuweisen.
2. Meldestelle
Über das digitale Meldesystem, das jederzeit online unter lksg.ruegenwalder-hinweisgeber.de verfügbar ist, kann jeder, insbesondere Mitarbeitende, Geschäftspartner*innen und andere Personen, Meldungen auch unter Wahrung der Anonymität abgeben. Das digitale Meldesystem ermöglicht die Entgegennahme und Nachverfolgung der Hinweise durch die beauftragte Meldestelle stets unter Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität.
Das Beschwerdeverfahren ermöglicht es unmittelbar Betroffenen und ebenso denjenigen, die Kenntnis von möglichen oder tatsächlichen Verletzungen haben, die Rügenwalder Mühle auf mögliche Risiken oder Verstöße hinzuweisen.
2. Meldestelle
Über das digitale Meldesystem, das jederzeit online unter lksg.ruegenwalder-hinweisgeber.de verfügbar ist, kann jeder, insbesondere Mitarbeitende, Geschäftspartner*innen und andere Personen, Meldungen auch unter Wahrung der Anonymität abgeben. Das digitale Meldesystem ermöglicht die Entgegennahme und Nachverfolgung der Hinweise durch die beauftragte Meldestelle stets unter Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität.
Die Meldestelle gewährt unparteiisches Handeln, sie agiert unabhängig und ist nicht an Weisungen gebunden.
Die Meldestelle ist der Abteilung Legal & Compliance der Rügenwalder Mühle zugeordnet. Die Meldebeauftragten mit Zugriff auf das Meldesystem sind:
· Menschenrechtsbeauftragte*r nach LkSG
· Meldestellenbeauftragte*r
Die Meldestelle der Rügenwalder Mühle ist zuständig für die Annahme und Prüfung von Meldungen zu Rechts- oder Regelverstößen, die die Gesellschaften der Unternehmensgruppe, deren Geschäftspartner*innen oder Zulieferer entlang der gesamten Lieferkette betreffen.
Die Meldestelle entscheidet über Abhilfemaßnahmen, wenn die Meldung über einen möglichen Verstoß plausibel erscheint.
Die Bearbeitung und Speicherung der Meldungen unterliegen deutschem Recht, soweit andere Normen nicht zwingend Anwendung finden.
Die Meldestelle nimmt die Aufgaben der internen Meldestelle der nachfolgenden Gesellschaften wahr:
· Rügenwalder Mühle Carl Müller GmbH & Co. KG
· RMG Betriebs-GmbH & Co. KG
· Menschenrechtsbeauftragte*r nach LkSG
· Meldestellenbeauftragte*r
Die Meldestelle der Rügenwalder Mühle ist zuständig für die Annahme und Prüfung von Meldungen zu Rechts- oder Regelverstößen, die die Gesellschaften der Unternehmensgruppe, deren Geschäftspartner*innen oder Zulieferer entlang der gesamten Lieferkette betreffen.
Die Meldestelle entscheidet über Abhilfemaßnahmen, wenn die Meldung über einen möglichen Verstoß plausibel erscheint.
Die Bearbeitung und Speicherung der Meldungen unterliegen deutschem Recht, soweit andere Normen nicht zwingend Anwendung finden.
Die Meldestelle nimmt die Aufgaben der internen Meldestelle der nachfolgenden Gesellschaften wahr:
· Rügenwalder Mühle Carl Müller GmbH & Co. KG
· RMG Betriebs-GmbH & Co. KG
Im Rahmen dieser Aufgaben bearbeitet die Meldestelle qualifizierte Hinweise, die diese Gesellschaften betreffen. Erweist sich eine Meldung als begründet, entscheidet die Meldestelle über Folgemaßnahmen. Meldungen, die bewusst unwahre Informationen enthalten, unterliegen nicht dem Gebot der Vertraulichkeit und sind gegebenenfalls bußgeld- oder strafbewehrt.
3. Ablauf des Beschwerdeverfahrens
Beschwerden können sowohl von Betroffenen und Dritten (§ 8 Abs. 1 Satz1 LkSG) als auch von potenziell Beteiligten der Lieferkette (§ 8 Abs. 4 Satz 2 LkSG) eingelegt werden. Das Beschwerdeverfahren steht intern und extern zur Verfügung.
3. Ablauf des Beschwerdeverfahrens
Beschwerden können sowohl von Betroffenen und Dritten (§ 8 Abs. 1 Satz1 LkSG) als auch von potenziell Beteiligten der Lieferkette (§ 8 Abs. 4 Satz 2 LkSG) eingelegt werden. Das Beschwerdeverfahren steht intern und extern zur Verfügung.
Schritt 1: Entgegennahme
Nach Eingang der Beschwerde durch die hinweisgebende Person wird von der Meldestelle geprüft, ob die Beschwerde in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. In diesem Falle wird sie entgegengenommen.
Fällt sie nicht unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens, wird sie an den zuständigen Bereich bei der Rügenwalder Mühle verwiesen.
Der Hinweisgeber erhält innerhalb von 14 Tagen eine Eingangsbestätigung und gegebenenfalls eine Begründung der Verweisung.
Schritt 2: Bewertung der Meldung
Nach Eingang der Meldung wird diese bewertet und als gemeldetes Fehlverhalten (Triage) oder als Risiko für den Hinweisgebenden und relevante interessierte Parteien (Nachteile) eingestuft, um im nächsten Schritt geeignete Maßnahmen aufsetzen zu können.
Schritt 3: Ergreifen von Maßnahmen
Die Meldestelle untersucht die Meldung.
Die Ansprechperson erörtert den Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person mit dem Ziel, ein besseres Verständnis des Sachverhaltes zu gewinnen. Ebenso wird besprochen, welche Erwartungen in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen auf Seiten der hinweisgebenden Person bestehen.
Im Austausch mit der hinweisgebenden Person wird ein Vorschlag zur Abhilfe erarbeitet. Die vereinbarten Abhilfemaßnahmen werden umgesetzt und nachverfolgt.
Der hinweisgebenden Person kann auch ein Verfahren zur einvernehmlichen Streitbeilegung angeboten werden. Hierbei versuchen die beteiligten Parteien (mithilfe eines neutralen und vermittelnden Dritten) gemeinsam eine einvernehmliche Lösung zu finden, anstatt eine Entscheidung über das offiziell greifende Beschwerdeverfahren herbeizuführen.
Gegebenenfalls sind Folgehinweise und die Beantwortung von weiteren Fragen durch den Hinweisgebenden erforderlich.
Schritt 4: Abschluss
Der Beschwerdeführende erhält innerhalb von 90 Tagen nach Eingabe seiner oder ihrer Beschwerde eine Rückmeldung zu dem bearbeiteten Beschwerdegegenstand. Diese Rückmeldung kann in Form einer Empfehlung oder als Entscheidung erfolgen.
Dem gemeldeten Sachverhalt entsprechend werden geeignete Präventions- und Abhilfemaßnahmen zur Lösung des Beschwerdegegenstandes herangezogen, um ein beiderseitig zufriedenstellendes Verfahrensende herbeizuführen.
Die Wirksamkeit des Verfahrens wird jährlich und anlassbezogen überprüft. Bei Bedarf werden Anpassungen am Verfahren oder erfolgten Abhilfemaßnahmen vorgenommen.
Nach Eingang der Beschwerde durch die hinweisgebende Person wird von der Meldestelle geprüft, ob die Beschwerde in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. In diesem Falle wird sie entgegengenommen.
Fällt sie nicht unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens, wird sie an den zuständigen Bereich bei der Rügenwalder Mühle verwiesen.
Der Hinweisgeber erhält innerhalb von 14 Tagen eine Eingangsbestätigung und gegebenenfalls eine Begründung der Verweisung.
Schritt 2: Bewertung der Meldung
Nach Eingang der Meldung wird diese bewertet und als gemeldetes Fehlverhalten (Triage) oder als Risiko für den Hinweisgebenden und relevante interessierte Parteien (Nachteile) eingestuft, um im nächsten Schritt geeignete Maßnahmen aufsetzen zu können.
Schritt 3: Ergreifen von Maßnahmen
Die Meldestelle untersucht die Meldung.
Die Ansprechperson erörtert den Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person mit dem Ziel, ein besseres Verständnis des Sachverhaltes zu gewinnen. Ebenso wird besprochen, welche Erwartungen in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen auf Seiten der hinweisgebenden Person bestehen.
Im Austausch mit der hinweisgebenden Person wird ein Vorschlag zur Abhilfe erarbeitet. Die vereinbarten Abhilfemaßnahmen werden umgesetzt und nachverfolgt.
Der hinweisgebenden Person kann auch ein Verfahren zur einvernehmlichen Streitbeilegung angeboten werden. Hierbei versuchen die beteiligten Parteien (mithilfe eines neutralen und vermittelnden Dritten) gemeinsam eine einvernehmliche Lösung zu finden, anstatt eine Entscheidung über das offiziell greifende Beschwerdeverfahren herbeizuführen.
Gegebenenfalls sind Folgehinweise und die Beantwortung von weiteren Fragen durch den Hinweisgebenden erforderlich.
Schritt 4: Abschluss
Der Beschwerdeführende erhält innerhalb von 90 Tagen nach Eingabe seiner oder ihrer Beschwerde eine Rückmeldung zu dem bearbeiteten Beschwerdegegenstand. Diese Rückmeldung kann in Form einer Empfehlung oder als Entscheidung erfolgen.
Dem gemeldeten Sachverhalt entsprechend werden geeignete Präventions- und Abhilfemaßnahmen zur Lösung des Beschwerdegegenstandes herangezogen, um ein beiderseitig zufriedenstellendes Verfahrensende herbeizuführen.
Die Wirksamkeit des Verfahrens wird jährlich und anlassbezogen überprüft. Bei Bedarf werden Anpassungen am Verfahren oder erfolgten Abhilfemaßnahmen vorgenommen.
4. Ansprechperson für das Beschwerdeverfahren
Die mit der Bearbeitung des Beschwerdeverfahrens betraute Person muss Gewähr für unparteiisches Handeln bieten und zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Vorliegend wurden ausgewählte Mitarbeitende der Rügenwalder Mühle als Meldestellenbeauftragte mit der Bearbeitung der Beschwerden betraut.
5. Vertraulichkeit und Datenschutz
Die Rügenwalder Mühle trifft Vorkehrungen, um die Vertraulichkeit der Identität von beschwerdeführenden Personen sowie den Schutz ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Hierzu besteht während des Verfahrens die Möglichkeit, ein sicheres Tool zu nutzen, über das auch eine anonyme Kommunikation möglich ist (digitales Meldesystem).
Die Meldungen werden im digitalen Meldesystem dokumentiert und entsprechend der gesetzlichen Löschfristen gelöscht. Diese betragen für Hinweise, die unter das Hinweisgeberschutzgesetz fallen, drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens. Für Hinweise, die unter den Anwendungsbereich des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes fallen, gilt eine Frist von sieben Jahren ab Erstellung der Dokumentation.
Die mit der Bearbeitung des Beschwerdeverfahrens betraute Person muss Gewähr für unparteiisches Handeln bieten und zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Vorliegend wurden ausgewählte Mitarbeitende der Rügenwalder Mühle als Meldestellenbeauftragte mit der Bearbeitung der Beschwerden betraut.
5. Vertraulichkeit und Datenschutz
Die Rügenwalder Mühle trifft Vorkehrungen, um die Vertraulichkeit der Identität von beschwerdeführenden Personen sowie den Schutz ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Hierzu besteht während des Verfahrens die Möglichkeit, ein sicheres Tool zu nutzen, über das auch eine anonyme Kommunikation möglich ist (digitales Meldesystem).
Die Meldungen werden im digitalen Meldesystem dokumentiert und entsprechend der gesetzlichen Löschfristen gelöscht. Diese betragen für Hinweise, die unter das Hinweisgeberschutzgesetz fallen, drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens. Für Hinweise, die unter den Anwendungsbereich des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes fallen, gilt eine Frist von sieben Jahren ab Erstellung der Dokumentation.
6. Sicherstellung des Schutzes vor Benachteiligung oder Bestrafung
Die Rügenwalder Mühle toleriert keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben Bedenken äußern. Der Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen erstreckt sich auch auf Mitwirkende an der Untersuchung solcher Bedenken und gegebenenfalls auch auf andere beteiligte Personen.